ūüíł Verovalmistelu: Asiakasviestint√§

Kuten eräs asiakkaamme totesi: "Kokenut veroalan ammattilainen voi käsitellä jokaisen veroilmoituksen vain kerran." Täältä löydät huijauslomakkeen, jossa on hyödyllisimmät vinkit siitä, miten voit saavuttaa tämän tavoitteen.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

Lähetä henkilökohtaisia sähköposteja

Säännöllinen ja henkilökohtainen viestintä tuo mielenrauhaa sekä sinulle että asiakkaallesi. Tiedät, että hän on ajan tasalla; hän tuntee, että otat häneen säännöllisesti yhteyttä.

Seuraavat TaxDomen ominaisuudet auttavat sinua tehostamaan vuorovaikutustasi:

Aikataulu sähköpostit

Voit myös suunnitella, että sähköpostit lähetetään automaattisesti, jos tiedät tarkalleen, milloin ne pitäisi lähettää. Kirjoita sähköpostiviestit etukäteen ja määritä lähetyspäivä ja -aika. Tässä lisää etukäteen tapahtuvasta aikatauluttamisesta.

Muiden järjestelmäämme käyttävien yritysten kokemusten perusteella suosittelemme, että käytät tätä ominaisuutta verokauden aloitussähköpostissa, jolla tiedotat asiakkaille:

  • Muutokset k√§yt√§nn√∂ss√§nne/palveluissanne t√§n√§ vuonna
  • Toimistoaikasi
  • Miten asiakkaasi voivat tavoittaa sinut
  • Tietoa ty√∂n aloittamiseen vaadittavasta takuumaksusta.
  • Miten varmistat, ett√§ heid√§n asiakirjansa ovat turvassa
  • Miten asiakkaat p√§√§sev√§t asiakasportaaliinsa

Anna asiakkaidesi varata tapaaminen suoraan asiakasportaalista.

Voit säästää aikaa, jonka yleensä käytät puhelun suunnitteluun. Siirry Asetukset-sivulle, valitse Integraatiot-välilehti ja napsauta sitten Aikatauluttaja-alivälilehteä. Täällä voit määrittää TaxDomen integraation Acuityn, Calendlyn, YouCanBook.Me:n ja Schedulistan kanssa. Lisätietoja saat täältä.

Vaikka asiakkaasi voivat varata tapaamisia portaalinsa oikeassa yläkulmassa olevalla painikkeella, suosittelemme, että luot erillisen sähköpostiviestin, jossa on ohjeet tapaamisen varaamisesta.

Asiakirjojen kerääminen

Asiakirjojen kokoaminen on rutiini, jonka toistat jokaisen asiakkaan kanssa. Se voi myös aiheuttaa yllätyksiä - kuten sen huomaaminen, että asiakirjoja puuttuu kesken veroilmoituksen valmistelun. TaxDomen avulla voit määrittää asiakirjojen keräämisprosessin ja varmistaa, että asiakkaasi noudattavat sitä. Katso neuvomme alta:

Automaattinen keräys järjestäjien avulla

Yleisin tapa kerätä tietoja ja asiakirjoja asiakkailtasi on PDF-tiedostot. Tämä on kuitenkin myös vanhentunut ja tehoton. TaxDome tarjoaa sinulle järjestäjät, jotka voidaan helposti automatisoida ja määrittää tarpeidesi mukaan.

Järjestäjien käyttäminen voi säästää paljon aikaa ja vaivaa - tutustu seuraaviin ominaisuuksiin:

  • Ehdollinen logiikka: aseta ehdot sellaisten kysymysten ohittamiseksi, joita ei voida soveltaa.

  • Lis√§osiot: anna asiakkaidesi kopioida toistuvat kohdat (esim. molempien puolisoiden osoite).

  • Kysymysten selitykset: lis√§√§ kysymyksiisi kuvaus, jotta asiakkaasi tiet√§v√§t tarkalleen, mit√§ heilt√§ vaaditaan.

  • Tekstilohkot: Lis√§√§ tekstilohkoja kuvaamaan kutakin osiota yksityiskohtaisesti tai v√§litt√§m√§√§n t√§rke√§√§ tietoa.

Asiakirjojen viimeistely

Noudata aina tätä sääntöä: aloita veroilmoituksen valmistelu vasta, kun olet saanut kaikki asiakirjat.

Teimme tässä pari suositusta:

  • Avaa asiakkaan organisaattori tai asiakirjat vasta sen j√§lkeen, kun olet saanut ilmoituksen siit√§, ett√§ kaikki asiakirjat on ladattu TaxDomeen. Asiakkaillasi on t√§t√§ varten Ilmoita yritykselle, jos lataus on valmis -valintaruutu.
  • Sammuta j√§rjest√§jien ilmoitukset asiakirjojen latauksista, jotta et h√§iriinny ennenaikaisesti.

  • Pyyd√§ asiakkaitasi l√§hett√§m√§√§n sinulle s√§hk√∂postia, kun he ovat saaneet latauksen valmiiksi, tai ota viel√§ yksi askel pidemm√§lle k√§ytt√§m√§ll√§ automatisointeja ja asiakasteht√§vi√§ chateissa.

  • Tee oma vaihe automaatiolle vahvistusviestin l√§hett√§mist√§ varten putkistossasi.

  • Luo chat-malli, jossa pyyd√§t asiakkaita vahvistamaan, ett√§ he ovat valmiita lataamaan asiakirjat - ja lis√§√§ siihen asiakasteht√§v√§.

  • peri√§ maksu vastaamattomista tai m√§√§r√§ajan j√§lkeen toimitetuista j√§rjest√§jist√§.

Käytä upotettuja PDF-työkaluja ilmoitusten laatimiseen ja tarkasteluun.

TaxDome tarjoaa sulautetut PDF-työkalut, jotka soveltuvat katseluun, muokkaukseen, merkintöihin, yhteistyöhön ja muuhun. Jos haluat pitää asiakirjat kätevästi käsillä, voit käyttää näitä hakkereita:

  • Yhdist√§ asiakirjoja suoraan TaxDomen sis√§ll√§, jos asiakkaasi skannasi ne yksitt√§isin√§ tiedostoina.

  • K√§yt√§ leimoja PDF-tiedostoja tarkastellessasi, jotta tiimisi tiet√§√§, mitk√§ asiakirjat on tarkistettu.

Vastasiko tämä kysymykseesi? Kiitos palautteesta Palautteen lähettäminen oli ongelma. Yritä myöhemmin uudelleen.

Tarvitsetko vielä apua? Ota yhteyttä Ota yhteyttä