💸 Verovalmistelu: Asiakasviestintä

Kuten eräs asiakkaamme totesi: "Kokenut veroalan ammattilainen voi käsitellä jokaisen veroilmoituksen vain kerran." Täältä löydät huijauslomakkeen, jossa on hyödyllisimmät vinkit siitä, miten voit saavuttaa tämän tavoitteen.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Lähetä henkilökohtaisia sähköposteja
• Aikataulu sähköpostit
• Anna asiakkaidesi varata tapaaminen suoraan asiakasportaalista.
• Asiakirjojen kerääminen
• Automaattinen keräys järjestäjien avulla
• Asiakirjojen viimeistely
• Käytä upotettuja PDF-työkaluja ilmoitusten laatimiseen ja tarkasteluun.

Lähetä henkilökohtaisia sähköposteja

Säännöllinen ja henkilökohtainen viestintä tuo mielenrauhaa sekä sinulle että asiakkaallesi. Tiedät, että hän on ajan tasalla; hän tuntee, että otat häneen säännöllisesti yhteyttä.

Seuraavat TaxDomen ominaisuudet auttavat sinua tehostamaan vuorovaikutustasi:

• Sähköpostimallit. Valmista sähköpostimalli jokaista kertaa, kun sinun on kommunikoitava asiakkaiden kanssa. Käytä mallien kirjastoamme, jotta pääset helposti alkuun.
• Käytä lyhytkoodeja personointiin - sinun ei tarvitse laatia jokaista sähköpostia manuaalisesti.
• Lähetä personoituja sähköpostiviestejä irtotavarana (esim. kun sinun on tiedotettava jostain asiasta ryhmälle asiakkaita).
• Lähetä automaattisia sähköpostiviestejä (esim. ilmoituksia, kun työsi etenee putkiston läpi).

Aikataulu sähköpostit

Voit myös suunnitella, että sähköpostit lähetetään automaattisesti, jos tiedät tarkalleen, milloin ne pitäisi lähettää. Kirjoita sähköpostiviestit etukäteen ja määritä lähetyspäivä ja -aika. Tässä lisää etukäteen tapahtuvasta aikatauluttamisesta.

Muiden järjestelmäämme käyttävien yritysten kokemusten perusteella suosittelemme, että käytät tätä ominaisuutta verokauden aloitussähköpostissa, jolla tiedotat asiakkaille:

• Muutokset käytännössänne/palveluissanne tänä vuonna
• Toimistoaikasi
• Miten asiakkaasi voivat tavoittaa sinut
• Tietoa työn aloittamiseen vaadittavasta takuumaksusta.
• Miten varmistat, että heidän asiakirjansa ovat turvassa
• Miten asiakkaat pääsevät asiakasportaaliinsa

Anna asiakkaidesi varata tapaaminen suoraan asiakasportaalista.

Voit säästää aikaa, jonka yleensä käytät puhelun suunnitteluun. Siirry Asetukset-sivulle, valitse Integraatiot-välilehti ja napsauta sitten Aikatauluttaja-alivälilehteä. Täällä voit määrittää TaxDomen integraation Acuityn, Calendlyn, YouCanBook.Me:n ja Schedulistan kanssa. Lisätietoja saat täältä.

Vaikka asiakkaasi voivat varata tapaamisia portaalinsa oikeassa yläkulmassa olevalla painikkeella, suosittelemme, että luot erillisen sähköpostiviestin, jossa on ohjeet tapaamisen varaamisesta.

Asiakirjojen kerääminen

Asiakirjojen kokoaminen on rutiini, jonka toistat jokaisen asiakkaan kanssa. Se voi myös aiheuttaa yllätyksiä - kuten sen huomaaminen, että asiakirjoja puuttuu kesken veroilmoituksen valmistelun. TaxDomen avulla voit määrittää asiakirjojen keräämisprosessin ja varmistaa, että asiakkaasi noudattavat sitä. Katso neuvomme alta:

• Automaattinen keräys järjestäjien avulla
• Asiakirjojen viimeistely

Automaattinen keräys järjestäjien avulla

Yleisin tapa kerätä tietoja ja asiakirjoja asiakkailtasi on PDF-tiedostot. Tämä on kuitenkin myös vanhentunut ja tehoton. TaxDome tarjoaa sinulle järjestäjät, jotka voidaan helposti automatisoida ja määrittää tarpeidesi mukaan.

Järjestäjien käyttäminen voi säästää paljon aikaa ja vaivaa - tutustu seuraaviin ominaisuuksiin:

• Ehdollinen logiikka: aseta ehdot sellaisten kysymysten ohittamiseksi, joita ei voida soveltaa.

• Lisäosiot: anna asiakkaidesi kopioida toistuvat kohdat (esim. molempien puolisoiden osoite).

• Kysymysten selitykset: lisää kysymyksiisi kuvaus, jotta asiakkaasi tietävät tarkalleen, mitä heiltä vaaditaan.

• Tekstilohkot: Lisää tekstilohkoja kuvaamaan kutakin osiota yksityiskohtaisesti tai välittämään tärkeää tietoa.

Asiakirjojen viimeistely

Noudata aina tätä sääntöä: aloita veroilmoituksen valmistelu vasta, kun olet saanut kaikki asiakirjat.

Teimme tässä pari suositusta:

• Avaa asiakkaan organisaattori tai asiakirjat vasta sen jälkeen, kun olet saanut ilmoituksen siitä, että kaikki asiakirjat on ladattu TaxDomeen. Asiakkaillasi on tätä varten Ilmoita yritykselle, jos lataus on valmis -valintaruutu.
• Sammuta järjestäjien ilmoitukset asiakirjojen latauksista, jotta et häiriinny ennenaikaisesti.

• Pyydä asiakkaitasi lähettämään sinulle sähköpostia, kun he ovat saaneet latauksen valmiiksi, tai ota vielä yksi askel pidemmälle käyttämällä automatisointeja ja asiakastehtäviä chateissa.

• Tee oma vaihe automaatiolle vahvistusviestin lähettämistä varten putkistossasi.

• Luo chat-malli, jossa pyydät asiakkaita vahvistamaan, että he ovat valmiita lataamaan asiakirjat - ja lisää siihen asiakastehtävä.

• periä maksu vastaamattomista tai määräajan jälkeen toimitetuista järjestäjistä.

Käytä upotettuja PDF-työkaluja ilmoitusten laatimiseen ja tarkasteluun.

TaxDome tarjoaa sulautetut PDF-työkalut, jotka soveltuvat katseluun, muokkaukseen, merkintöihin, yhteistyöhön ja muuhun. Jos haluat pitää asiakirjat kätevästi käsillä, voit käyttää näitä hakkereita:

• Yhdistä asiakirjoja suoraan TaxDomen sisällä, jos asiakkaasi skannasi ne yksittäisinä tiedostoina.

• Käytä leimoja PDF-tiedostoja tarkastellessasi, jotta tiimisi tietää, mitkä asiakirjat on tarkistettu.