CRM (Perus): Asiakasluettelon tuominen

Tuontityökalumme avulla voit siirtää asiakastilit ja yhteystiedot samanaikaisesti osoitteeseen TaxDome , joten voit aloittaa työskentelyn nopeasti portaalista. Vaikka voit luoda uusia yhteystietoja ja tilejä manuaalisesti, CSV-tiedoston lataaminen on paljon nopeampi tapa siirtää tiedot osoitteeseen TaxDome. 

Katettu täällä:

• Step 0. Prepare a CSV file
  • Importing several accounts with the same contact
  • Importing several contacts with the same account
  • Importing contacts to two accounts simultaneously
• Step 1. Upload a CSV file to TaxDome
• Vaihe 2. Luo tilit (valinnainen)
• Vaihe 3. Määritä asetukset (valinnainen)
• Vaihe 4. Luo yhteystiedot
• Vaihe 5. Tarkista
• Kuka voi tuoda maahan?

Webinaari - TaxDome 101: Aloita TaxDome! Maanantai, 13.00 EST. Rekisteröidy täällä

Step 0. Prepare a CSV file 

Lisää hyödyllisiä ohjevideoita löydät TaxDome Akatemiasta, joka on ilmainen verkkokeskuksemme
kaikkeen, mitä sinun tarvitsee tietää TaxDome.

Käytä Excelin tai Google Sheetsin kaltaista taulukkolaskentatyökalua jo olemassa olevien yhteyshenkilö- ja tilitietojen tuomiseen. Voit myös lukea ohjeet tietojen siirtämisestä tietystä alustasta tai ohjelmistosta.

• Kun tuot asiakastietojasi osoitteeseen TaxDome, muista, että Tilit ja Yhteystiedot ovat erilaisia: 
  • Tilit ovat yksiköitä, joille työskentelet ja joita laskutat, olipa kyseessä yritys, trusti, perhe tai yksityishenkilö. 
  • Yhteyshenkilöt ovat todellisia henkilöitä, joiden kanssa olet vuorovaikutuksessa. Tässä on selitys tileistä ja yhteystiedoista.
• Luo laskentataulukko asiakastiedoistasi ja tallenna se sitten CSV-tiedostoksi. Varmista, että CSV-tiedosto on UTF-8-koodattu ja että sen koko on enintään 300 kB.
• Enter only one contact per spreadsheet row, even when several contacts are linked to the same account. You can also skip importing accounts to import contacts only
• Eri asiakasryhmiä varten voi olla eri taulukoita. Nämä voidaan tuoda yksi kerrallaan, ja niihin voidaan soveltaa erilaisia asetuksia. Tässä on video eri asiakasryhmien tuonnista.

Vihje: Jos lähdeohjelmistosi tuottaa tiedoston, jossa verovelvollinen ja puoliso ovat samalla rivillä, sinun ei tarvitse muokata CSV-tiedostoa manuaalisesti. Noudata sen sijaan ohjeita sellaisen tiedoston tuomiseksi, jossa verovelvollinen ja puoliso ovat samalla rivillä.

• 👋 Me voimme auttaa! Jos CSV-tiedostossasi on useita yhteystietoja per rivi etkä tiedä, miten korjata se, kerro meille. Tukitiimimme auttaa mielellään: Seuraa näitä ohjeita saadaksesi apua. 

1. Luo laskentataulukko 

Luo ja merkitse sarakkeet. 

Vihje: Kun nimeät sarakkeita, kukin sarakeotsikon nimi tarkoittaa eri dataominaisuutta.

Seuraavassa on joitakin esimerkkejä sarakeotsikoiden nimistä: 

• Column A | Account Name: the name of a company or trust (a non-personal account) or the name of an individual or family (a personal account)
• Sarake B | Yhteyshenkilön nimi: tiliin liitetyn yhteyshenkilön etu- ja sukunimi.
• Sarake C | Etunimi  
• Sarake D | Sukunimi  
• Sarake E | Tilin tyyppi
• Column F | Email: an email address must be provided for the contact to have portal access
• Column G | Phone
• Column H | City
• Sarake I | Tilitunnisteet: nimike, jota voit käyttää tilien ryhmittelyyn.
• Sarake J | Yhteystunnisteet: merkintä, jota voit käyttää yhteystietojen ryhmittelyyn.
• Column K | Team members: team members you would like to be automatically assigned during import

2. Täytä taulukkolaskentataulukon rivit yhteystiedoilla ja lisätiedoilla.

Taulukkolaskentaohjelmassasi saattaa jo olla mukautettuja sarakkeita. Varmista kuitenkin, että noudatat näitä perussääntöjä, jotta tuonti sujuu ongelmitta:

• Kullakin rivillä saa olla vain yksi yhteyshenkilö
• Jos aiot luoda uusia tilejä tietoja siirtäessäsi, varmista, että sarakkeessa on tilin nimi. Merkitse se nimellä Account Name ( TaxDome kutsuu sitä dataominaisuudeksi) tai millä tahansa sinulle sopivalla nimellä. Jos yhteystietoa ei tarvitse yhdistää tiliin, jätä Account Name -sarakkeen rivi tyhjäksi.
• Jos kahdella tai useammalla yhteystiedolla on sama tili, käytä samaa tilinimeä kullakin rivillä kunkin yhteystiedon kohdalla.
• Eri tyyppiset mukautetut kentät tukevat eri merkkejä. Varmista, että kentät on täytetty oikein:
  • Jaa vaihtoehdot pilkulla tai puolipisteellä ("," tai ";"), joka on monivalintaisten avattavien mukautettujen kenttien merkki.
  • Päivämäärät on täytettävä vastaavassa muodossa: MM/DD/YYYY tai MMM/DD/YYYY yhdysvaltalaisten yritysten osalta ja DD/MM/YYYY muiden kuin yhdysvaltalaisten yritysten osalta.

Etkö ole varma, miten eri tyyppiset tilit, esimerkiksi aviopari, joka tekee erilliset tilitiedot, pitäisi perustaa? Katso esimerkkejä yhteystietojen määrittämisestä eri tilityyppejä varten ja tutustu sitten näihin vinkkeihin:

• Importing several accounts with the same contact
• Importing several contacts with the same account
• Importing contacts to two accounts simultaneously

Importing several accounts with the same contact

K: Miten syötän laskentataulukkoon eri tilejä, jotka on yhdistettävä samaan henkilöön? Esimerkiksi useita yrityksiä, jotka kuuluvat samalle yrityksen omistajalle. 

V: Luo yksi rivi kullekin tilille ja kirjoita sitten samat yhteystiedot kullekin tilille asianmukaisiin sarakkeisiin.

Alla olevassa esimerkkilaskentataulukossa tilin nimi yhdistetään tilin nimeen osoitteessa TaxDome, ja tuontiprosessin aikana luodaan viisi tiliä, joista jokainen liittyy Brian Rossin yhteystietoihin. Brian Ross voi sitten kirjautua osoitteeseen TaxDome käyttämällä email@example.com ja vaihtaa tilien välillä. 

Importing several contacts with the same account

K: Miten syötän taulukkoon useita yhteystietoja, jotka on yhdistettävä samaan tiliin? Esimerkiksi useita liikekumppaneita, jotka omistavat saman yrityksen, tai verovelvollinen ja hänen puolisonsa.

V : Käytä yhtä riviä kutakin yhteyshenkilöä kohden ja kirjoita sama tilinimi jokaiselle henkilölle asianmukaiseen sarakkeeseen.

Alla olevassa esimerkkilaskentataulukossa Nimi_Yrityksen nimi yhdistetään tilin nimeen osoitteessa TaxDome, ja tuontiprosessin aikana luodaan kuusi tiliä. Michael Douglaston on linkitetty yhteen yhteystietoon, Robbie Corp kolmeen yhteystietoon, Smithin perhe kolmeen yhteystietoon, Mart Frickey yhteen yhteystietoon, Solomon Deutsch yhteen yhteystietoon ja Chrissy Tidder yhteen yhteystietoon.

Importing contacts to two accounts simultaneously

K: Miten voin syöttää taulukkoon useita yhteystietoja, jotka on yhdistettävä kahteen tiliin? Esimerkiksi lapset, jotka tarvitsevat omat tilinsä, mutta jotka on silti yhdistettävä perheen tiliin.

V: Käytä kahta riviä kutakin yhteystietoa varten ja vaihda tilin nimi pitäen yhteystiedot samoina. Tämä voi säästää työtä myöhemmin, koska sinun ei tarvitse yhdistää yhteystietoja manuaalisesti.

3. Tallenna laskentataulukko CSV-muodossa

TaxDome tunnistaa vain CSV-tiedostoina tallennetut laskentataulukot. Valitse taulukkolaskentaohjelmasi valikkoriviltä Tiedosto ja valitse sitten Tallenna CSV-tiedostona tai Lataa CSV-tiedostona (sanamuoto voi vaihdella käyttämäsi ohjelman mukaan).

Microsoft Excel: ValitseTallenna nimellä -kentässä CSV (pilkulla erotettu). Valitse Työkalut-pudotusvalikosta Web Options. Avaa Encoding-välilehti . Valitse Save this document as -pudotusvalikosta Unicode (UTF-8) ja napsauta sitten OK.

Nyt kun olet tallentanut laskentataulukkosi CSV-tiedostoksi ja varmistanut, että se on UTF-8-koodattu, olet valmis tuomaan yhteystietosi osoitteeseen TaxDome.

Vaihe 1. Lataa CSV-tiedosto osoitteeseen TaxDome

Go to Clients > Accounts, then click Import. You can also access this button from the Contacts page.

Vedä ja pudota CSV-tiedosto tai etsi se työpöydältäsi napsauttamalla Selaa ja lataa se.

Step 2. Create accounts (optional)

Here’s how to create accounts:

1. Map the Account Name

Select the column header name from your spreadsheet that corresponds to TaxDome’s Account Name property. If you used Account Name as the column header name in your spreadsheet, it is automatically mapped to TaxDome’s Account Name property because they have the same name.

Tip! If you want to skip importing accounts and import contacts only click X to the right of the Choose CSV column for Account Name field.

2. Choose the Account Type

Select an option to specify how you want to apply the account type to your imported clients. For details, go to the article on account types.

Jos käytetään arvoa Yritys, asiakkaan Yrityksen nimi -ominaisuus on sama kuin Tilin nimi -sarakkeen tiedot.

3. Map account fields

Add any data from your spreadsheet as custom fields for your accounts, tag them or assign team members. Review all column header names on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. If you choose Sync custom field, select the custom field from the drop-down menu in the TaxDome column. 

• Jos tili, jolla on sama nimi, on jo olemassa osoitteessa TaxDome, sitä ei muuteta ja kaikki sen tiedot säilyvät ennallaan. 
• Jos laskentataulukon sarakeotsikon nimellä ei ole vastaavaa tiliominaisuutta, luo uusi valitsemalla avattavasta valikosta Uusi kenttä. Lue lisää tilin mukautettujen kenttien lisäämisestä tuonnin aikana
• Voit myös merkitä tilisi täällä. Lisätietoja on tässä artikkelissa, jossa käsitellään tunnisteiden käyttöä.
• If you have the Team members column in your spreadsheet, the team members listed in the spreadsheet will be automatically assigned to the corresponding clients. 

Vaihe 3. Määritä asetukset (valinnainen)

Tässä vaiheessa sovelletaan asetuksia irtotavarana äskettäin tuotuihin tileihin.

1. Linked contacts

On the left, under EMAILS, you’ll see the TaxDome Email property. If you have added custom email fields for your contacts, you’ll see these as well. 

Valitse käyttöoikeudet jokaiselle yhteystiedolle, jonka sähköpostiosoite on yhdistetty tuotuun tiliin. Oletusarvoisesti kaikki käyttöoikeudet on kytketty päälle: 

• LOGIN: kun tämä on kytketty päälle, yhteyshenkilö voi käyttää TaxDome -asiakasportaaliaan.

• NOTIFY: kun tämä on kytketty päälle, yhteyshenkilö saa kaikki järjestelmäilmoitukset, kuten viestit, järjestäjät, ehdotukset, laskut ja sähköpostit, jotka on lähetetty osoitteesta TaxDome tai putkistoautomaatioiden kautta ja paljon muuta.

• EMAIL SYNC: kun tämä on kytketty päälle, voit nähdä asiakkaan sähköpostit ja vastata niihin omassa sähköpostiosoitteessasi. Inbox+ ja tarkastella kaikkia sähköposteja hänen tilinsä Sähköposti-välilehdellä .   

Jos haluat, että asiakkaat saavat sähköpostikutsun TaxDome -portaaliinsa, valitse Lähetä kutsut -ruutu. Jos haluat lisätä mukautetun viestin, kirjoita se Henkilökohtainen viesti -kenttään. Jos et halua kutsua heitä heti, lähetä kutsu myöhemmin siirtymällä Tilit-välilehdelle ja avaamalla Vireillä oleva aktivointi -alivälilehti.

2. Tags

If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it's better to add them to the spreadsheet beforehand. Read more on applying tags.

3. Assignees

If team members are not listed in the spreadsheet, new accounts are assigned to the person doing the import. Or you can select additional team members you want to have access to all the imported accounts. Read more on assigning team members while importing.

4. Folders and documents

If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. Read more about creating folder templates. The Default Tax Years template is automatically applied to new accounts if you don’t select a folder template you've already created.

Vaihe 4. Luo yhteystiedot

To start importing your contacts to TaxDome, review the column header names from your spreadsheet on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. The column header names in your spreadsheet that match TaxDome contact property names (e.g., First Name, Phone, Email, City) get automatically mapped. 

If you choose Sync custom field, select the contact field from the drop-down or add a new field by clicking New field. Read more about contact custom fields. 

• You can also tag your contacts here.  For details, go to this article on applying tags.
• You don’t have to pair every column header name — you can leave the Action field selection as Ignore.
• If you skipped account mapping, you can import contacts only.

Kun olet saanut kartoituksen valmiiksi, valitse Jatka. Tämä ei aloita tuontiprosessia. Voit silti palata tähän vaiheeseen, jos olet tehnyt virheitä.

Vaihe 5. Tarkista 

Kun tarkastelet kartoitustuloksia, näet kaiken tämän:

• Mitkä tiimin jäsenet osoitetaan tileille
• Mitkä tunnisteet osoitetaan tileille
• Mitkä mukautetut tili- ja yhteystietokentät luodaan
• Mitkä yhteystiedot luodaan millä nimillä ja sähköpostiosoitteilla.
• Mitkä tilit luodaan ja mitkä yhteystiedot linkitetään

Jos kaikki näyttää hyvältä, napsauta Start Import. Jos ei, palaa takaisin tekemään tarvittavat korjaukset.

Nyt voit poistua sivulta. Tuontiprosessi jatkuu itsestään. Kun tuonti on valmis, saat sähköposti-ilmoituksen. Klikkaa viestissä olevaa linkkiä siirtyäksesi tuontituloksiin. Näet mm:

• Kuinka monta kontaktia tuotiin
• Kuinka monta taulukkolaskentataulukon riviä ohitettiin?
• Kuinka monta tiliä luotiin
• Kuinka monta tiliä päivitettiin
• Kuinka monta mukautettua kenttää luotiin

Jos joitakin rivejä ohitettiin (virheiden vuoksi), voit viedä pakatun CSV-tiedoston, jossa kerrotaan, mitkä rivit ja miksi. Syitä hylättyihin riveihin ovat esimerkiksi tyhjät solut pakollisissa sarakkeissa (esim. yhteystietojen nimet) tai sähköposti-sarakkeen solut, joista puuttuu sähköpostiosoite. Nyt voit poistua sivulta. Prosessi jatkuu itsestään. Vientitulokset lähetetään sinulle sähköpostitse.

Jos sinulla on vaikeuksia tuontiprosessin kanssa, kerro meille! Tiimimme auttaa aina mielellään!

Kuka voi tuoda maahan?

Yrityksen omistaja ja ylläpitäjä voivat tuoda yhteystietoja ja luoda tilejä osoitteessa TaxDome. Jos haluat, että tiimin jäsenet voivat tuoda tietoja, anna heille oikeudet yhteystietojen hallintaan:

1. Siirry Asetuksiin, valitse valikkoriviltä Tiimi ja suunnitelmat, napsauta kolmea pistettä tiimin jäsenen nimen oikealla puolella ja napsauta sitten Muokkaa.

2. Vaihda vaihtoehdosta Hallitse yhteystietoja ja napsauta sitten Tallenna.

Vinkki: tutustu TaxDome Akatemiaan, jossa voit osallistua hauskoille, kattaville tunneille ja tulla TaxDome supertähdeksi.