💸 Verovalmistelu: TaxDomen alkuasetukset

Tervehdys, verovalmistelija! Monet kollegoistasi verovalmistelualalla käyttävät TaxDome-ohjelmassa samanlaisia prosesseja käytäntöjensä hallinnoimiseksi. Olemme omistautuneet tehtävällemme paljastaa kaikki salaisuudet siitä, miten TaxDome-prosessit kannattaa ottaa käyttöön nyt, jotta voit hyödyntää niitä myöhemmin. Valmistaudu nyt lukemaan hyödyllisimmistä ominaisuuksista ja asetuksista, jotka on suunniteltu nostamaan verovalmistelukäytäntösi uudelle tasolle.

Suorita yleiset perehdytysvaiheet ennen kuin jatkat, jotta olet perehtynyt TaxDomen perusteisiin.

Vinkki: Lataa tämä yksinkertainen tarkistuslista seurataksesi edistymistäsi.

Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:

• Käytä tunnisteita tilien suodattamiseen tai putkistojen määrittämiseen.
• Käytä mukautettua kansiorakennetta ja tee siihen muutoksia irtotavarana.
• Määritä mukautettuja kenttiä
• Tuo yritys- ja yksityishenkilöiden veroasiakkaat

Käytä tunnisteita tilien suodattamiseen tai putkistojen määrittämiseen.

Tavoite: Luoda mukautettuja tunnisteita, jotka asettavat asiakastilit tiettyyn työnkulkuun. 

Luo tunnisteita tarjoamiesi palvelujen perusteella. Joitakin esimerkkejä voisivat olla: Verotus, 1040, 1065, 1120, 1099-NEC, liikevaihtovero tai verosuunnittelu. Voit aloittaa niiden soveltamisen heti tuonnin aikana. Myöhemmin niistä on hyötyä, kun suodatat tilejäsi ja määrität putkistoautomaatioita.

Verovalmistelutunnisteita käytetään tilien ryhmittelyyn. Kun olet merkinnyt tilit, saat seuraavat vaihtoehdot:

• Suodata asiakasluettelosi löytääksesi:
• Yksittäiset asiakkaasi, jotka eivät ole vielä täyttäneet järjestäjiään (eli asiakkaat, joilla on "1040"-tunniste ja vireillä oleva järjestäjä).
• Verovalmisteluasiakkaat, joilla on erääntyneitä laskuja (eli asiakkaat, joilla on "Vero"-merkintä ja erääntynyt lasku).
• Verovalmisteluasiakkaat, jotka eivät ole vielä allekirjoittaneet toimeksiantosopimusta (eli asiakkaat, joilla on "Vero"-merkintä ja sopimus vireillä).
• Potentiaaliset asiakkaat, jotka eivät ole vielä tehneet alkutalletusta (eli asiakkaat, joilla on tunnisteet "Potentiaali" ja "Vero" sekä vireillä oleva lasku).
• Automaattisten prosessien perustaminen
• Lähetä viestejä irtotavarana jne.

Käytä mukautettua kansiorakennetta ja tee siihen muutoksia irtotavarana.

Koska sinulla on jo ryhmiä asiakkaillesi, sinun kannattaa ehkä miettiä, miten kansiorakenne heidän asiakirjoissaan eroaa tarjoamistasi palveluista riippuen.

Oletusarvoisesti TaxDomen kansiomallina käytetään Oletusverovuodet-mallia. Se on kätevä verojen laatimisessa. Monet yritykset lisäävät kuitenkin ylimääräisiä alikansioita, kuten Permanent Tax Docs.

Kun vuosi päättyy ja uusi verokausi alkaa, sinun on lisättävä kaikkien asiakkaidesi edellisen vuoden kansio.

Tämä voidaan tehdä joko luomalla uusi malli, joka sisältää vain yhden kansion, tai muokkaamalla olemassa olevaa mallia ja soveltamalla muutosta kaikkiin kyseiseen malliin liitettyihin tileihin. Suosittelemme jälkimmäisen vaihtoehdon käyttämistä, koska sen ansiosta voit käyttää tätä mallia sekä uusille että nykyisille asiakkaille. Tärkeää on, että kaikki aiemmin luodut kansiot säilyvät ennallaan.

Määritä mukautettuja kenttiä

Voit sisällyttää muita asiakastietoja automatisoidaksesi vielä enemmän prosesseja. Sitä varten mukautetut kentät ovat olemassa.

Näihin kenttiin voi sisältyä mitä tahansa mukautettuja tietoja, joita käytät työskennellessäsi asiakkaidesi kanssa, kuten:

• Yrityksen koko
• Teollisuus
• Mukautettu nimi
• Yrityksen nimi
• EIN

Mukautettuja kenttiä voidaan lisätä sekä tileihin (yritykset, perheet) että yhteystietoihin (yksityishenkilöt).

Mukautettuja kenttiä voidaan käyttää lyhytkoodeina koko järjestelmässä:

• Joukkosähköpostiviestit - otsikkorivillä ja rungossa
• Sähköpostimallit - otsikkorivillä ja rungossa
• Chat-mallit
• Työmallit
• Sopimusmallit

Katso tämä käytännönläheinen video ja opi käyttämään mukautettuja kenttiä arvioitujen verojen maksua koskevien sähköpostiviestien lähettämiseen.

Tuo yritys- ja yksityishenkilöiden veroasiakkaat

Viimeinen neuvo CRM:n perustamisesta niin, että käytäntösi toimii sujuvasti, on oppia tuomaan asiakkaita. Luo tätä varten erilliset laskentataulukot kutakin asiakasryhmää varten.

Yleisesti ottaen kaikki verotilit voidaan jakaa kahteen pääryhmään:

• Henkilökohtaiset tilit, jotka ovat joko yksityishenkilöiden tai avioparien yhteisiä. Huomaa, että TaxDomissa perhetili on yksilötili, johon on liitetty kaksi yhteystietoa:

• Yritystilit ovat yhtiöitä, henkilöyhtiöitä tai muita yritysrakenteita, joista sinun on täytettävä lomake 1120, lomake 1065 jne. Kyseessä on yritystilityyppi, johon liittyy useita yhteystietoja (eli henkilöitä, kuten omistaja, toimitusjohtaja, talousjohtaja, työntekijät jne.):

Jos luot laskentataulukon itse, suosittelemme, että asetat vain yhden yhteystiedon per rivi, vaikka linkittäisit useita yhteystietoja samaan tiliin. Näin tuonti toimii sujuvasti.

Kun asiakasluettelot viedään toisesta verovalmisteluohjelmasta, saatat kuitenkin nähdä tapauksia, joissa verovelvollinen ja hänen puolisonsa sekä kaikki heidän henkilötietonsa on lueteltu samalla rivillä. Jos näin on, älä tuhlaa aikaa tietojen kopioimiseen ja liittämiseen, vaan suorita ohjattu tuominen kahdesti. Tässä näytämme, miten: