Windows-sovellus: Tiedostojen lataaminen

The TaxDome Windows application lets you upload your documents and folders quickly and easily. Here are the different actions you can take:

• Asiakirjojen lataaminen
• Kansioiden lataaminen
• Lataaminen irtotavarana
  • Preparing the folder structure for bulk upload
  • Creating account folders in bulk from the client list
• Lataushistorian tarkastelu

Asiakirjojen lataaminen

Voit ladata tiedostoja TaxDome Windows -sovelluksen avulla:

1. Click + NEW on the top left of the page, select File Upload, then choose the files

2. Select the client account to which you wish to upload the files

3. Click UPLOAD FILES 

Katso alla, miten voit käsitellä kutakin numeroitua osaa:

1. Tili: Valitse, mille tilille asiakirjat on tarkoitettu. 

2. Select file destination: Select the top-level folder to which you’d like to upload the documents. Here's more on visibility and access levels.

3. Directory: By default, documents are saved to a top-level folder. If you want to select a subfolder, click Change. To create a new folder, click the folder icon, enter the name of the new folder, click the green checkmark to the right, then сlick CHOOSE.

4. Tiedoston nimi: Muokkaa tiedoston nimeä tarvittaessa.

5. Link to job: Toggle this on, then select a job for the account to which the document will be linked. Read more about linking elements to jobs.

 6. Asiakirjan lukitseminen maksamattomaan laskuun: Toggle this on if you want the document to be visible to the client, but downloadable only once they have paid for the service. The doc unlocks as soon as the payment has been made. Select the invoice to which you wish to lock the document from the list or click LUO UUSI LASKU to create a new invoice, then сlick VALITA. (Tässä lisää asiakirjojen lukitseminen laskuihin.)

Muistiinpano: This option is available only for uploads to top-level folders with the Asiakas voi tarkastella pääsy. Voit lukea lisää näkyvyysasetukset.

7. Request client approval: Toggle this on to find out whether clients are satisfied with your work or need to make changes. Here's more information on asking for feedback from clients.

8. Pyydetään asiakkaan allekirjoitus: Jos haluat, että asiakkaat allekirjoittavat asiakirjat sähköisesti, kytke tämä vaihtoehto päälle. Tässä on lisätietoja allekirjoituskenttien lisäämisestä.

9. Description: Edit the description of the document, if needed (up to 150 characters).

10. Ilmoita asiakkaille latauksesta: Ilmoita asiakkaille, että tiedosto on ladattu. Oletusarvoisesti tämä on kytketty päälle, jolloin heille lähetetään automaattinen sähköposti-ilmoitus. Kytke se pois päältä, jos et halua, että asiakkaat saavat ilmoituksia.

Muistiinpano: This option is available only for uploads to the top-level folders with the Asiakas voi tarkastella access. Here's more on näkyvyysasetukset.

11. UPLOAD FILES: Click to start the uploading process; you’ll see the progress. Once the files have finished loading, they’ll be available in the Docs tab of the client account profile.

Kansioiden lataaminen

TaxDome Windows -sovelluksen avulla voit ladata kokonaisia kansioita, jotka sisältävät useita asiakastilidokumentteja. Jos haluat lisätä kansion, valitse + UUSI, valitse Kansion lataus ja valitse kansio. Jatka edellä kuvatulla tavalla. Se on paljon nopeampaa kuin asiakirjojen lataaminen yksi kerrallaan.

Kun lataat kansioita, pidä nämä tosiasiat mielessä:

1. TaxDome käsittelee kaikki valitun kansion ja sen alikansioiden tiedostot.

2. For the safety and security of your data, TaxDome does not recognize all file types (more on unrecognized file types).

3. Voit antaa tietoja jokaisesta kansioissasi ja alikansioissasi olevasta asiakirjasta: valitse asiakas, kohdekansio jne.

4. Your original folder structure is not replicated in TaxDome; you’ll need to create new folders to organize your files. Or you can bulk upload to keep your original structure. Note that new folders will be created with the Client can view and edit access level.

5. Et voi valita useita kansioita kerralla. Jos haluat ladata asiakirjoja useista eri kansioista, käytä LATAA KANSIO - painiketta jokaiselle.

Lataaminen irtotavarana

Joukkolatausominaisuutemme on hyödyllinen, kun työpöydän kansioissa tai pilvitallennustilassa on paljon vanhoja asiakasdokumentteja. Sen avulla voit siirtää nämä asiakirjat nopeasti TaxDomeen.

Kun lataat joukkolatauksen:

• Tiedostot, jotka eivät ole kansioissa, ladataan yksityiseen ylimmän tason kansioon. Näin voit lajitella ne aina kun olet valmis. Jos sinulla ei vielä ole ylätason kansiota nimeltä Yksityinen, sellainen luodaan sinulle automaattisesti.
• Työpöydän kansiot vastaavat automaattisesti TaxDome-tilien nimiä, joten sinun ei tarvitse valita asiakkaita manuaalisesti.
• Jos työpöytäkansion asiakastili puuttuu, luo nopeasti uusi tili.
• Tiedostot ladataan taustalla, joten voit käyttää sovellusta, kun lataus on käynnissä.

Näin lataat kuvia irtotavarana:

1. Place each document you need to upload in the proper client folder. Create as many subfolders inside a client folder as needed. The maximum upload file size is 200 Mb.

2. Napsauta +NEU ja valitse sitten Bulk Upload. Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella TaxDomen Windows-sovelluksen lokeron kuvaketta ja valita Bulk Upload.

3. Locate the parent folder you’ve created. If you used the account name or ID as the name of the folders, the TaxDome Windows application will match the client names automatically. You have the option of adding new accounts or selecting existing accounts.

Tutustu alla oleviin vinkkeihimme kansioiden valmisteluun:

• Preparing the folder structure for bulk upload
• Creating account folders in bulk 

4. Napsauta LATAA TIEDOSTOT lisätäksesi asiakirjasi TaxDomeen.

You can watch the progress of the upload or minimize it (it will continue running in the background). Once the files have finished uploading, you can download a report. Successfully uploaded files will be available in the Docs section of each client’s profile with the folder structure in place.

The files that are not matched to an account will be placed in the Unmatched tab. 

If there are any errors during the uploading process, they will be shown in the Errors tab.

Tip! If you still having trouble with the file transfer, we can do it for you. Follow these instructions to receive file transfer assistance. 

Preparing the folder structure for bulk upload

To make sure your folders are automatically paired with the proper client accounts, each folder name needs to match its corresponding TaxDome client account name or account ID.

To find a client ID and account name, go to the Clients section. They are listed in the ID and NAME columns. Client account names are either the name of the organization or the first and last name of the client.

Asiakastunnus on yksilöllinen kahden kirjaimen ja yhden numeron yhdistelmä, kuten JB1 tai AR2.

Creating account folders in bulk 

When using the Bulk Upload feature (details here) or copying files from TD Drive to your local folders or vice versa, you need to have account folders created on your computer. Here, we will show you how to do it quickly, even if you have dozens of clients.

Tätä varten sinun on rakennettava kansiota luova komentosarja. Toimi seuraavasti:

1. Prepare the CSV file you used to import contacts to TaxDome. You can also use the Export Accounts feature from the Clients page. Here's more on exporting contact lists.
2. Create a folder on your desktop and place the CSV file into the folder.
3. Open the CSV file. Find the column with account names; it is the only one you need. Delete all the other columns.



4. Kopioi kaava:=CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34)) sen solun oikealle puolelle, jossa on tilin nimi, ja sovella sitä sitten koko sarakkeeseen (voit käyttää Google Sheetsin tai Excelin automaattisia täyttöominaisuuksia). Jos CONCATENATE-kaava ei ole käytettävissä ohjelmistossasi, yritä käyttää sen sijaan CONCATE-kaavaa.

5. 

6. Valitse kaikki solut, joissa on käytetty kaavaa (sarake B), ja kopioi ne.
7. Create a notepad file in the same folder and paste the value into it. Save the file, naming it Script.bat and selecting the All files file type. Then close it.
8. Avaa Script.bat suorittaaksesi komentosarjan. Se luo nopeasti kansioita irtotavarana.

Now you're ready to use the Bulk Upload feature to quickly move all the folders to TaxDome. Here are more details.

Lataushistorian tarkastelu

Not sure that you’ve uploaded all the necessary documents? View your upload history to find out. Click the UPLOAD HISTORY link to see the date, file name, client info and uploading status. Click CLEAR HISTORY to delete this info (this will not delete your files).