Windows-sovellus: Asiakirjojen lataaminen
TaxDome Windows-sovelluksen avulla voit ladata asiakirjoja ja kansioita nopeasti ja helposti. Seuraavassa on lueteltu eri toimintoja, joita voit tehdä:
Asiakirjojen lataaminen
Voit ladata tiedostoja TaxDome Windows-sovelluksen avulla:
1. Napsauta -sivun vasemmassa yläkulmassa + NEW, valitse File Upload ja valitse sitten tiedostot.
2. Valitse asiakastili, jolle haluat ladata tiedostot.
3. Napsauta UPLOAD FILES
Alla on kerrottu, miten kutakin numeroitua jaksoa käsitellään:
1. Tili: Valitse, mille tilille asiakirjat on tarkoitettu.
2. Valitse tiedoston määränpää: Valitse ylätason kansio, johon haluat ladata asiakirjat. Tässä lisää näkyvyydestä ja käyttöoikeustasoista.
3. Hakemisto: Asiakirjat tallennetaan oletusarvoisesti ylimmän tason kansioon. Jos haluat valita alikansion, valitse Muuta. Jos haluat luoda uuden kansion, napsauta kansiokuvaketta, kirjoita uuden kansion nimi, napsauta vihreää valintamerkkiä oikealla ja napsauta sitten VALITSE.
4. Tiedoston nimi: Muokkaa tiedoston nimeä tarvittaessa.
5. Linkki työpaikkaan: Kytke tämä päälle ja valitse sitten tilille työ, johon asiakirja linkitetään. Lue lisää elementtien linkittämisestä työpaikkoihin.
6. Lukitse asiakirja maksamattomaan laskuun: Kytke tämä päälle, jos haluat, että asiakirja näkyy asiakkaalle, mutta se on ladattavissa vasta, kun asiakas on maksanut palvelusta. Asiakirja vapautuu heti, kun maksu on suoritettu. Valitse luettelosta lasku, johon haluat lukita asiakirjan, tai napsauta LUO UUSI LASKU luodaksesi uuden laskun, napsauta sitten VALITSE. (Tässä lisää asiakirjojen lukitseminen laskuihin.)
Huom: Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain ladattaessa tiedostoja ylimmän tason kansioihin, joissa on merkintä Asiakas voi tarkastella pääsy. Voit lukea lisää näkyvyysasetukset.
7. Pyydä asiakkaan hyväksyntää: Kytke tämä päälle saadaksesi selville, ovatko asiakkaat tyytyväisiä työhösi vai onko heillä tarvetta tehdä muutoksia. Tässä on lisätietoja palautteen pyytämisestä asiakkailta.
8. Pyydetään asiakkaan allekirjoitus: Jos haluat, että asiakkaat allekirjoittavat asiakirjat sähköisesti, kytke tämä vaihtoehto päälle. Tässä on lisätietoja allekirjoituskenttien lisäämisestä.
9. Kuvaus: Muokkaa tarvittaessa asiakirjan kuvausta (enintään 150 merkkiä).
10. Ilmoita asiakkaille lataamisesta: Ilmoita asiakkaille, että tiedosto on ladattu. Oletusarvoisesti tämä on kytketty päälle, jolloin heille lähetetään automaattinen sähköposti-ilmoitus. Kytke se pois päältä, jos et halua, että asiakkaat saavat ilmoituksia.
Huom: Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain ladattaessa tiedostoja ylimmän tason kansioihin, joissa on merkintä Asiakas voi tarkastella pääsy. Tässä lisää näkyvyysasetukset.
11. TIEDOSTOJEN LISÄÄMINEN: Aloita latausprosessi napsauttamalla sitä; näet sen edistymisen. Kun tiedostot on ladattu, ne ovat saatavilla asiakastilin profiilin Asiakirjat-välilehdellä .
Kansioiden lataaminen
TaxDome Windows-sovelluksen avulla voit ladata kokonaisia kansioita, jotka sisältävät useita asiakastilien asiakirjoja. Voit lisätä kansion napsauttamalla + NEW, valitsemalla Folder Upload ja valitsemalla kansion. Jatka edellä kuvatulla tavalla. Se on paljon nopeampaa kuin asiakirjojen lataaminen yksitellen.
Kun lataat kansioita, pidä nämä asiat mielessä:
-
TaxDome käsittelee kaikki valitun kansion ja sen alikansioiden tiedostot.
-
Tietojesi turvallisuuden vuoksi TaxDome ei tunnista kaikkia tiedostotyyppejä (lisätietoja tunnistamattomista tiedostotyypeistä).
-
Voit antaa yksityiskohtaisia tietoja jokaisesta asiakirjasta kansioissa ja alikansioissa: valitse asiakas, kohdekansio jne.
-
Alkuperäistä kansiorakennettasi ei toisteta osoitteessa TaxDome; sinun on luotava uusia kansioita tiedostojesi järjestämistä varten. Voit myös ladata alkuperäisen rakenteen säilyttämiseksi. Huomaa, että uudet kansiot luodaan Asiakas voi tarkastella ja muokata -oikeustasolla.
-
Et voi valita useita kansioita kerralla. Jos haluat ladata asiakirjoja useista eri kansioista, käytä UPLOAD FOLDER -painiketta kunkin kansion kohdalla.
Lataaminen irtotavarana
Bulk Upload -ominaisuutemme on hyödyllinen, kun sinulla on paljon vanhoja asiakasasiakirjoja kansioissa työpöydälläsi tai pilvitallennuksessa. Joukkolatauksen avulla voit siirtää nämä asiakirjat nopeasti osoitteeseen TaxDome.
Kun lataat irtotavarana:
- Tiedostot, jotka eivät ole kansioissa, ladataan yksityiseen ylätason kansioon. Näin voit lajitella ne aina kun olet valmis. Jos sinulla ei vielä ole ylätason kansiota nimeltä Yksityinen, sellainen luodaan sinulle automaattisesti.
- Työpöydälläsi olevat kansiot yhdistetään automaattisesti tilien nimiin osoitteessa TaxDome, joten sinun ei tarvitse valita jokaista kansiota manuaalisesti.
- Jos työpöytäkansiossa ei ole vastaavaa asiakastiliä, voit luoda sellaisen nopeasti.
- Tiedostot ladataan taustalla, joten voit käyttää sovellusta latauksen ollessa käynnissä.
Näin lataat kuvia irtotavarana:
1. Aseta jokainen ladattava asiakirja oikeaan asiakaskansioon. Luo asiakaskansion sisälle niin monta alikansiota kuin tarvitset. Ladattavan tiedoston enimmäiskoko on 300 Mb.
2. Napsauta +NEU ja valitse sitten Bulk Upload. Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella TaxDome Windowsin sovellustarjottimen kuvaketta ja valita Bulk Upload.
3. Locate the parent folder you’ve created. If the name of the folder is the account name or ID, the TaxDome Windows application will match the client names automatically. You also have the option of adding new accounts or selecting existing accounts.
Tutustu alla oleviin vinkkeihimme kansion valmisteluun:
4. Etsi latauskohde Kohde-pudotusvalikosta valitsemalla kansio tai napsauta Luo kansio -painiketta, jos haluat ladata tiedostoja uuteen kansioon.
5. Lisää asiakirjasi osoitteeseen TaxDome valitsemalla UPLOAD FILES.
Voit seurata latauksen etenemistä tai minimoida sen, jolloin se jatkuu taustalla. Kun tiedostojen lataaminen on päättynyt, voit ladata raportin. Onnistuneesti ladatut tiedostot ovat saatavilla kunkin asiakasprofiilin Asiakirjat-osiossa, jossa kansiorakenne on paikallaan.
Tiedostoja, joita ei ole yhdistetty tiliin, voi tarkastella Unmatched-välilehdellä.
Jos latausprosessin aikana ilmenee virheitä, ne näkyvät Virheet-välilehdellä.
Vinkki! Jos sinulla on edelleen ongelmia tiedostonsiirron kanssa, voimme tehdä sen puolestasi. Seuraa näitä ohjeita saadaksesi apua tiedostonsiirrossa.
Kansiorakenteen valmistelu irtolatausta varten
To make sure your folders are automatically paired with the proper client accounts, each folder name needs to match its corresponding TaxDome client account name or account ID.
To find a client ID and account name, go to the Clients section. They are listed in the ID and NAME columns. Client account names are either the name of the organization or the first and last name of the client.
A client ID is a unique combination of two letters and one number, such as JB1 or AR2.
Tilikansioiden luominen irtotavarana
Kun käytät Bulk Upload -toimintoa (lisätietoja täällä) tai kopioit tiedostoja TD Drivesta paikallisiin kansioihin tai päinvastoin, sinun on luotava tilikansiot tietokoneellesi. Tässä näytämme, miten se tehdään nopeasti, vaikka sinulla olisi kymmeniä asiakkaita.
Tätä varten sinun on luotava kansion luova skripti. Näin se onnistuu:
- Valmistele CSV-tiedosto, jota käytit yhteystietojen tuomisessa osoitteeseen TaxDome. Voit myös käyttää Asiakastilit-toimintoa Asiakkaat-sivulta . Tässä on lisätietoja yhteystietoluetteloiden viennistä.
- Luo kansio työpöydällesi ja sijoita CSV-tiedosto kansioon.
- Avaa CSV-tiedosto. Etsi tilien nimet sisältävä sarake; se on ainoa tarvitsemasi sarake. Poista kaikki muut sarakkeet.
- Kopioi kaava:=CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34)) sen solun oikealle puolelle, jossa on tilin nimi, ja sovella sitä sitten koko sarakkeeseen (voit käyttää Google Sheetsin tai Excelin automaattisia täyttöominaisuuksia). Jos CONCATENATE-kaava ei ole käytettävissä ohjelmistossasi, yritä käyttää sen sijaan CONCATE-kaavaa.
-
- Valitse kaikki solut, joihin on sovellettu kaavaa (sarake B), ja kopioi ne.
- Luo notepad-tiedosto samaan kansioon ja liitä arvo siihen. Tallenna tiedosto, anna sille nimi Script.bat ja valitse tiedostotyypiksi Kaikki tiedostot. Sulje se sitten.
- Avaa Script. bat komentosarjan suorittamiseksi. Se luo nopeasti kansioita irtotavarana.
Nyt olet valmis käyttämään Bulk Upload -toimintoa siirtääksesi kaikki kansiot nopeasti osoitteeseen TaxDome. Tässä on lisätietoja.
Lataushistorian tarkastelu
Etkö ole varma, että olet ladannut kaikki tarvittavat asiakirjat? Katso lataushistoriaa ja selvitä se. Napsauta UPLOAD HISTORY -linkkiä nähdäksesi päivämäärän, tiedoston nimen, asiakastiedot ja latauksen tilan. Voit poistaa nämä tiedot napsauttamalla Tyhjennä historia (tämä ei poista tiedostojasi).