CRM (Basic): Asiakastilin profiilit

TaxDome avulla voit vaivattomasti ylläpitää asiakkaidesi henkilötietoja. Näet yhdellä nopealla vilkaisulla yhdellä hyvin järjestetyllä sivulla kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää asiakastilistä. Lisäksi voit helposti muokata asiakkaasi henkilötietoja.

Katettu täällä:

• Tilin tietojen käyttäminen
• Tilin ja yhteystietojen tiedot
• Tilitietojen muokkaaminen
• Kuinka nollata asiakkaan salasana

Tilin tietojen käyttäminen

Pääsy asiakkaan profiiliin on yrityksen omistajalla, ylläpitäjällä ja kaikilla työntekijöillä, joille on annettu tehtäväksi työskennellä kyseisen asiakkaan tilin parissa tai joille on annettu oikeudet tarkastella kaikkia tilejä.

Pääset asiakkaan profiiliin napsauttamalla vasemman sivupalkin yläosassa olevaa hakukuvaketta ja kirjoittamalla hakukenttään asiakkaan nimen tai osan hänen sähköpostistaan.

Pääset tilille myös siirtymällä vasemmanpuoleisesta sivupalkista kohtaan Asiakkaat ja napsauttamalla sitten asiakkaan nimeä luettelossa.

Tiedät aina, kenen asiakasprofiilissa olet, koska näet valikkopalkin vasemmassa reunassa hänen kuvansa ja tilin nimensä.

Yleiskatsaus-välilehdeltä löydät kaikki tarvittavat tiedot asiakastilistä yhdeltä sivulta, ja tiedot on järjestetty luokittain.

Täältä näet kaiken tämän (ja voit valita vaihtoehdon Näytä kaikki nähdäksesi vielä enemmän kussakin osiossa):

• Asiakirjat: viisi viimeisintä asiakkaan lataamaa asiakirjaa. Kaikki näkemättömät asiakirjat saavat automaattisesti Uusi-tunnisteen , jotta näet aina, mitä asiakirjoja sinä tai joku yrityksen jäsenistä ei ole vielä nähnyt.
• Tehtävät: viisi viimeisintä tehtävää, jotka on suunniteltu ja/tai jotka ovat käynnissä asiakkaalle.
• Sähköposti: asiakkaan viisi viimeisintä sähköpostiviestiä ja niiden tila.
• Työtehtävät: tilin nykyiset työt, asiakkaan työtehtävät ja niiden vaiheet.
• Keskustelut: viimeisimmät asiakkaalle lähetetyt viestit ja kuka vastasi ja milloin.
• Maksamattomat laskut: asiakkaan maksamattomat laskut ja se, voidaanko ne maksaa olemassa olevalla luotolla.
• Hyväksynnät: viimeisimmät asiakirjat, jotka edellyttävät asiakkaan hyväksyntää ja allekirjoitusta.
• Allekirjoitukset: asiakkaalle allekirjoitettavaksi lähetetyt asiakirjat ja vielä allekirjoitusta vaativat asiakirjat.
• Järjestäjät: viisi viimeisintä asiakkaalle lähetettyä järjestäjää ja niiden tila.
• Sisäänkirjautumisaktiviteetti: milloin asiakas on viimeksi kirjautunut sisään.
• Muistiinpanot: viisi viimeisintä asiakasta varten tallennettua muistiinpanoa
• Ajanseuranta: viisi viimeisintä asiakasta varten tehtyä työaikamerkintää.
• Ehdotukset ja toimeksiantokirjeet: viisi viimeistä asiakkaalle lähetettyä ehdotusta tai toimeksiantokirjettä.

Tilin ja yhteystietojen tiedot 

Jokainen asiakastili osoitteessa TaxDome tulisi yhdistää yhteen tai useampaan yhteystietoon. Osa asiakastilin tiedoista viittaa itse tiliin, osa sen yhteystietoihin. 

Asiakkaan profiilin Tiedot-välilehdellä voit tarkastella ja muokata sekä tilin että siihen linkitettyjen yhteystietojen tietoja.

• Tilitiedot-osio
• Yhteystiedot-osio

Tilitiedot-osio

Tilin tiedot -osiossa voit tarkastella ja muokata tilin tietoja: tilin nimi, tyyppi, kuva, käytetyt tunnisteet, tiimin jäsenet, jotka ovat vastuussa tämän tilin käsittelystä jne. 

Alla on yksityiskohtaiset kuvaukset kustakin numeroidusta kentästä:

1. Tilin nimi. Tilit ovat yksiköitä, joille työskentelet ja joita laskutat. Ne voidaan perustaa manuaalisesti tai luoda automaattisesti. (Lisää tilinimistä.)

2. Tilin profiilikuva. Valokuva, jonka asiakas tai yritys on ladannut profiiliin.

3. Tilin tyyppi. TaxDome -sivustolla on kolme tilityyppiä: yksityishenkilö, yritys ja muu. Jos asiakkaasi on yritys, valitse Yritys. Jos kyseessä on yksityishenkilö tai perhe, voit valita Individual. Lue lisää tilityypeistä.

4. Tunnisteet. Käytetään tilien luokitteluun. (Lisää tunnisteista.)

5. Ryhmän jäsenet. Henkilökuntasi, jolla on pääsy asiakastilille. (Lisää tilinkäyttöoikeuksista.)

6. Tilin mukautetut kentät. Jos olet luonut ja täyttänyt tilille mukautettuja kenttiä, ne näkyvät tässä. Voit myös tarkistaa muutoshistorian napsauttamalla vastaavaa linkkiä. (Lisätietoja mukautetuista kentistä CRM .)

7. Liittyvät tilit. Täältä löydät kaikki tilit, joilla on yhteisiä yhteystietoja. Lisää sukulaistileistä.

8. QuickBooks-yhteys. QuickBooks-tilin synkronointitila. Oletusarvoisesti synkronoidaan vain tilit, joilla on laskuja tai maksuja. (Lisätietoja tilien synkronointivaihtoehdoista.)

Yhteystiedot-osio

Yhteystiedot-osiossa voit tarkastella ja muokata nykyiseen tiliin liittyvien yhteystietojen (sähköpostien) tietoja: hallita portaalin käyttöoikeuksia, ilmoituksia, sähköpostien synkronointia ja allekirjoitusasetuksia. Voit myös poistaa ja yhdistää yhteystietoja. Voit muokata yhteystiedon sähköpostia tai muita tietoja napsauttamalla yhteystiedon nimeä luettelossa.

Alla on kunkin numeroidun kentän kuvaus:

1. Linkitetty yhteyshenkilö. Kaikkien yhteystietojen nimet näytetään aakkosjärjestyksessä.

2. Linkitetyn yhteyshenkilön kuvaus. Kuvaus voidaan syöttää napsauttamalla 3. Muokkaa kuvausta -linkkiä. Se on voimassa vain nykyiselle tilille, joten jos yhteyshenkilö on linkitetty useisiin tileihin, kuvaukset voivat olla eri tilien osalta (esim. ensisijainen yhteyshenkilö perhetilille ja toimitusjohtaja yritystilille).

4. Lisäsähköpostiosoite. Yhteyshenkilön muut sähköpostiosoitteet voidaan lisätä yhteystiedon mukautettuna kenttänä. Kaikki sähköpostikontaktin kentät näkyvät tässä. 

5. KIRJAUDU SISÄÄN. Voit antaa portaaliyhteyden jokaiselle yhteystietoon lisätylle sähköpostiosoitteelle. Jos käyttäjä on jo kutsuttu käyttämään asiakasportaalia, mutta hän ei ole hyväksynyt kutsua, voit lähettää sen uudelleen napsauttamalla 9. Lähetä kutsu -linkkiä.

6. ILMOITA. Voit päättää jokaiselle yhteystietoon lisätylle sähköpostiosoitteelle, saavatko he ilmoituksia järjestelmän tapahtumista (esim. uusi viesti tai lähetetty järjestäjä). Voit säätää kunkin sähköpostin ilmoitustyyppejä napsauttamalla 10. Napsauta. Ilmoitusasetukset-linkkiä .

7. EMAIL SYNC. Jokaisen yhteystietoon lisätyn sähköpostiosoitteen osalta voit päättää, haluatko vastaanottaa sähköpostiviestejä ja vastata niihin osoitteesta TaxDome.

8. Allekirjoittajan prioriteetti. Tätä vaihtoehtoa käytetään allekirjoitusmallien kanssa. Se määrittää allekirjoittajien oletusjärjestyksen. Allekirjoittajan prioriteetin määrittäminen. 

11. Poista allekirjoitusvaltuudet käytöstä. Tätä vaihtoehtoa käytetään, kun lähetät asiakkaille ehdotuksia ja toistuvia laskuja. Oletusarvoisesti ehdotus katsotaan allekirjoitetuksi, kun kaikki yhteyshenkilöt, joilla on kirjautumisoikeus, allekirjoittavat sen. Allekirjoitusvaltuuden ottaminen käyttöön mahdollistaa myös toistuvien laskujen allekirjoittamisen. Voit kuitenkin poistaa allekirjoitusvaltuuden käytöstä minkä tahansa sähköpostiosoitteen osalta.

12. Irrota linkki. Jos et halua, että yhteyshenkilö on linkitetty tiliin, voit poistaa linkityksen. Huomaa, että jokaisella tilillä on oltava vähintään yksi linkitetty yhteystieto, joten et voi poistaa viimeistä linkitystä.

Osa asiakastilin tiedoista viittaa itse tiliin, osa sen yhteystietoihin:

• Asiakastilin nimi (eli yrityksen, organisaation tai yksityishenkilön nimi), valokuvat tallennetaan heidän tililleen.
• Asiakkaan henkilökohtaiset tiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja katuosoite, tallennetaan hänen yhteystietoihinsa. Jos haluat muuttaa näitä tietoja, sinun on muokattava yhteystietoa.
• Voit antaa jokaiselle yhteystietoon lisätylle sähköpostiosoitteelle portaalin käyttöoikeuden, ottaa käyttöön sähköpostin synkronoinnin ja tilata hänelle ilmoituksia. Lisätietoja kytkentöjen ottamisesta käyttöön.
• Tileissäsi on mukautettuja CRM -kenttiä, jotka eroavat yhteystietojen mukautetuista CRM -kentistä. Jos esimerkiksi työskentelet eri organisaatioiden kanssa, saatat haluta tallentaa niiden osoitteet ja muut tiedot heidän tilinsä sisällä.

Tilitietojen muokkaaminen 

Yrityksen omistaja, ylläpitäjä tai kuka tahansa työntekijä, jolle on annettu käyttöoikeudet tilien hallintaan, voi muokata tilin tietoja. 

Siirry tätä varten asiakkaan profiilin Tiedot-välilehdelle ja napsauta sitten Muokkaa tilitietojen oikealla puolella. 

Täältä voit:

• Vaihda tilityyppi
• Vaihda tilin nimi
• Määritä/poista tunnisteet tilille
• Lisää/poista tiimin jäseniä, joilla on pääsy tilille.
• Muokkaa yrityksen osoitetta
• Täytä tilin mukautetut kentät
• Muokkaa tiliin liittyviä yhteystietoja: linkitä ja poista yhteystietoja, lisää uusia yhteystietoja, muokkaa yhteystietoja, muuta portaalin käyttöoikeuksia, ilmoituksia ja yhteystietosähköpostien synkronointivaihtoehtoja.