💸 Verovalmistelu: TaxDomen prosessien määrittäminen
Tässä kerromme, miten verovalmisteluprosessit perustetaan TaxDomessa: miten voit ottaa uusia asiakkaita käyttöön helposti, käsitellä laajennuksia automaatioiden avulla, saada sähköisiä allekirjoituksia 8879-lomakkeille hetkessä ja paljon muuta.
Tässä osiossa käydään läpi seuraavaa:
- Automatisoi ja delegoi rutiinitehtäviä
- Uusien asiakkaiden käyttöönotto: parhaat käytännöt
- Pidä erillinen putki liidien/epäilyjen käsittelyä varten
- Uusien asiakkaiden liittäminen tavanomaisiin putkiin käyttämällä tunnisteita ja ehtoja.
- Käsittele laajennuksia
- Laskutuksen ja maksujen määrittäminen
- Sähköinen allekirjoitus 8879 ja muut verolomakkeet
- Hallitse valmiita veroilmoituksia
Automatisoi ja delegoi rutiinitehtäviä
Mitä enemmän tehtäviä automatisoit, sitä enemmän asiakkaita voit hoitaa. Meillä on hyödyllisiä vinkkejä (jotka perustuvat kollegojesi kokemuksiin) siitä, miten:
- Automatisoi viestintään liittyvät toistuvat tehtävät(viestien lähettäminen, asiakirjojen pyytäminen, laskujen lähettäminen jne.).
- hallinnollisten tehtävien delegointi (kuten asiakastilien kanssa työskentely ja säännöllisesti suunniteltujen sisäisten tarkastusten suorittaminen).
Viestintään liittyvät toistuvat tehtävät
Nämä jokapäiväiset rutiinitehtävät voidaan antaa TaxDomen tehtäväksi vain kolmessa vaiheessa:
- Kirjoita ylös, mitä jo teet
- Etsi tehtäviä, jotka toistuvat
- Luo putkilinjoja kullekin prosessillesi ja käytä automaatioita rutiinitehtäviin.
Sinun ei tarvitse tehdä sitä tyhjästä, vaan voit aloittaa kirjastostamme, jossa on putkistoja erityyppisille palveluille. Kaikki tarjoamamme mallit ovat täysin muokattavissa, joten voit muuttaa niitä tarpeisiisi sopiviksi:
- FI (US) 1040 - Valmistaudu verokauteen Webinaari 8.12.2022 (paras käytäntö)
- 1040 - Henkilökohtainen tuloveroilmoitus
- 1065 - Kumppanuuden tuloveroilmoitus
- 1120 - Yritysten tuloveroilmoitus
- 1120S - S-yhtiöiden tuloveroilmoitus
Hallinnolliset tehtävät
Kirjoita ensin kaikki hallintotehtäväsi ylös. Harkitse jonkun palkkaamista hallintotehtäviin, jotta voit vapauttaa arvokasta aikaasi.
Lisää sitten tiimin jäsen, jolla on ylläpitäjän rooli ja joka voi tehdä erilaisia hallinnollisia tehtäviä: tarkistaa tunnisteita, määrittää tiimin jäseniä tileille, tarkistaa putkien saatavuuden tiimin sisällä, seurata tiimisi työaikaa jne.
Uusien asiakkaiden käyttöönotto: parhaat käytännöt
Riippuen yrityksestäsi, sinulla voi olla erilaisia prosesseja uusien asiakkaiden palvelukseen ottamiseksi. Ehdotamme seuraavia kahta vaihtoehtoa (valitse, kumpi sopii sinulle paremmin):
- Pidä erillinen putki liidien/epäilyjen käsittelyä varten
- Uusien asiakkaiden liittäminen tavanomaisiin putkiin käyttämällä tunnisteita ja ehtoja.
Pidä erillinen putki liidien/epäilyjen käsittelyä varten
Ensimmäinen vaihtoehto on luoda erillinen putki mahdollisille asiakkaillesi ja siirtää heidät tavalliseen putkeen, kun heistä tulee asiakkaita.
Suosittelemme käyttämään Prospects pipeline -mallia How to Automate Your Workflow Academy -kurssilta (voit myös kopioida sen kirjastostamme). Näin lisäät uudet asiakkaat työnkulkuusi:
- Soita tutustumispuhelu, lähetä tarjous ja allekirjoita sopimus liidien luomisprosessin aikana.
- Kun liidit muuttuvat asiakkaiksi, siirrä heidän työnsä "Prospects"-putkesta "Tax Preparation"-putkeen yhdellä napsautuksella ja säilytä kaikki paikallaan - sopimukset, muistiinpanot, viestit, aikamerkinnät ja niin edelleen.
Uusien asiakkaiden liittäminen tavanomaisiin putkiin käyttämällä tunnisteita ja ehtoja.
Toinen tapa käsitellä uusia asiakkaita on lisätä joitakin sääntöjä, joita sovelletaan vain putkistoon lisättyihin uusiin tileihin. Näin sinun ei tarvitse käyttää kahta putkilinjaa.
Asiakkaidemme parhaiden käytäntöjen mukaan sinun tulisi toimia seuraavasti:
-
Luo ehdollinen vaihe kaikille tileille, jotka on merkitty tunnisteella Uusi asiakas . Jos tili on merkitty tunnisteella Uusi asiakas , työ siirtyy Odottaa ennakkomaksua -vaiheeseen, jossa laskun automatisointi lisätään:
- Luo ehdollisia automaatioita ja lähetä erilaiset tervetuloviestit uusille ja olemassa oleville asiakkaillesi käytettyjen tunnisteiden perusteella:
- Lisää Päivitä tilitunnisteet -automaatio putken viimeiseen vaiheeseen ja vaihda Uusi asiakas -tunniste Palautuva asiakas -tunnisteeksi:
Käsittele laajennuksia
Jos kysyt meiltä - "Mikä on paras tapa käsitellä laajennuksia TaxDomen kautta?" -- vastaus on: se riippuu. Tutkitaanpa, miten voit käsitellä laajennuksia.
-
Luo erillinen laajennusputki. Kun asiakas tarvitsee laajennuksen, voit siirtää sen toiseen putkeen. Ja sitten voit siirtää sen takaisin edelliseen putkeen, kun asiakas on valmis arkistoimaan.
- Tai luo ehdollinen vaihe verovalmisteluprosessiin. Jos asiakkaasi tarvitsee pidennystä, voit soveltaa Ext needed-tunnistetta hänen tiliinsä. Asiakkaat siirtyvät tähän vaiheeseen vain, jos heille on annettu tunniste, minkä jälkeen he siirtyvät pidemmälle putkessa. Muussa tapauksessa he ohittavat vaiheen.
Laskutuksen ja maksujen määrittäminen
Vinkki! Yhdistä maksupalveluntarjoajasi, jotta voit vastaanottaa rahaa suoraan TaxDomen kautta.
Laskutusprosessi riippuu siitä, mikä sopii sinulle ja asiakkaillesi parhaiten.
Valitse jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista tai käytä molempia eri asiakkaille:
-
Laskuta uusia asiakkaitasi ennen kuin työ on tehty. Voit lähettää laskun yhdessä toimeksiantokirjeen kanssa. Kun asiakas allekirjoittaa sopimuksen, työ siirtyy seuraavaan vaiheeseen, ja lasku lähetetään automaattisesti yhdessä viestin kanssa, että asiakkaan on maksettava ennen työn aloittamista.
- Laskuta luotettuja asiakkaitasi työn valmistuttua. Voit lukita valmiit palautukset laskuihin, jolloin asiakkaat näkevät, että työ on tehty, mutta he eivät pääse käyttämään tai lataamaan lomakkeita ennen kuin he maksavat työstäsi.
Sähköinen allekirjoitus 8879 ja muut verolomakkeet
Alla näet nopeimman tavan saada asiakkaalta allekirjoitus:
Käytä apunasi hakkereitamme, jotta tämä prosessi sujuu ongelmitta:
- Lomakkeille 8879, jotka edellyttävät tietoon perustuvaa todentamista (KBA), TaxDome voi pyytää IRS:n mukaista allekirjoitusta (tämä maksaa 1 dollaria allekirjoittajaa kohti).
- Jos sinulla on useita allekirjoittajia, kuten perhe, yhdistä heidät yhdelle tilille.
- Linkitä allekirjoitusta odottava asiakirja työhösi: automaattinen siirtotoiminto käynnistyy, kun asiakirja on allekirjoitettu.
- Allekirjoitusmallien avulla voit lisätä nopeasti kenttiä yleisimpiin lomakkeisiin.
Hallitse valmiita veroilmoituksia
Kun veroilmoitus on laadittu, sinun on ehkä ladattava se TaxDomeen johtajan tarkistusta ja asiakkaan hyväksyntää varten.
TaxDome Desktop App -sovelluksen avulla voit tehdä sen suoraan verovalmisteluohjelmastasi tai mistä tahansa ohjelmasta, jossa on tulostusominaisuus. Käytä vain TaxDomea tulostimena ja linkitä ladattu asiakirja asianmukaiseen tehtävään, jotta esimiehesi löytää sen helposti.