💸 Verovalmistelu: Configure processes in TaxDome

Here, we will tell you how to set up your tax preparation processes in TaxDome: how to onboard new clients with ease, deal with extensions using automations, obtain e-signatures for 8879s in a flash, and more.

Katettu täällä:

• Automatisoi ja delegoi rutiinitehtäviä
• Viestintään liittyvät toistuvat tehtävät
• Hallinnolliset tehtävät
• Uusien asiakkaiden käyttöönotto: parhaat käytännöt
• Pidä erillinen putki liidien/epäilyjen käsittelyä varten
• Uusien asiakkaiden liittäminen tavanomaisiin putkiin käyttämällä tunnisteita ja ehtoja.
• Käsittele laajennuksia
• Laskutuksen ja maksujen määrittäminen
• Sähköinen allekirjoitus 8879 ja muut verolomakkeet
• Hallitse valmiita veroilmoituksia

Automatisoi ja delegoi rutiinitehtäviä

Mitä enemmän tehtäviä automatisoit, sitä enemmän asiakkaita voit hoitaa. Meillä on hyödyllisiä vinkkejä (jotka perustuvat kollegojesi kokemuksiin) siitä, miten:

• Automatisoi viestintään liittyvät toistuvat tehtävät(viestien lähettäminen, asiakirjojen pyytäminen, laskujen lähettäminen jne.).
• hallinnollisten tehtävien delegointi (kuten asiakastilien kanssa työskentely ja säännöllisesti suunniteltujen sisäisten tarkastusten suorittaminen).

Viestintään liittyvät toistuvat tehtävät

These everyday routine tasks can be assigned to TaxDome just in 3 steps:

1. Kirjoita ylös, mitä jo teet
2. Etsi tehtäviä, jotka toistuvat
3. Luo putkilinjoja kullekin prosessillesi ja käytä automaatioita rutiinitehtäviin.

You don’t need to do it from scratch – start from our Marketplace with templates for different types of services. All of the templates we provide are fully editable, so you can change them to fit your needs: 

• 1040 veroilmoituksen putki (webinaarista)
• 1120S - S-yhtiöiden tuloveroilmoitus
• 1120 - Yritysten tuloveroilmoitus
• 1065 - Kumppanuuden tuloveroilmoitus

Hallinnolliset tehtävät

Kirjoita ensin kaikki hallintotehtäväsi ylös. Harkitse jonkun palkkaamista hallintotehtäviin, jotta voit vapauttaa arvokasta aikaasi.

Lisää sitten tiimin jäsen, jolla on ylläpitäjän rooli ja joka voi tehdä erilaisia hallinnollisia tehtäviä: tarkistaa tunnisteita, määrittää tiimin jäseniä tileille, tarkistaa putkien saatavuuden tiimin sisällä, seurata tiimisi työaikaa jne.

Uusien asiakkaiden käyttöönotto: parhaat käytännöt

Riippuen yrityksestäsi, sinulla voi olla erilaisia prosesseja uusien asiakkaiden palvelukseen ottamiseksi. Ehdotamme seuraavia kahta vaihtoehtoa (valitse, kumpi sopii sinulle paremmin):

• Pidä erillinen putki liidien/epäilyjen käsittelyä varten
• Uusien asiakkaiden liittäminen tavanomaisiin putkiin käyttämällä tunnisteita ja ehtoja.

Pidä erillinen putki liidien/epäilyjen käsittelyä varten

Ensimmäinen vaihtoehto on luoda erillinen putki mahdollisille asiakkaillesi ja siirtää heidät tavalliseen putkeen, kun heistä tulee asiakkaita.

Voit lisätä uusia asiakkaita työnkulkuun tällä tavoin:

1. Soita tutustumispuhelu, lähetä tarjous ja allekirjoita sopimus liidien luomisprosessin aikana.
2. When leads become clients, move their job from the “Prospects” pipeline to the “Tax Preparation” pipeline with just one click while keeping everything in place — proposals, notes, messages, time entries and so on.

Uusien asiakkaiden liittäminen tavanomaisiin putkiin käyttämällä tunnisteita ja ehtoja.

Toinen tapa käsitellä uusia asiakkaita on lisätä joitakin sääntöjä, joita sovelletaan vain putkistoon lisättyihin uusiin tileihin. Näin sinun ei tarvitse käyttää kahta putkilinjaa.

Asiakkaidemme parhaiden käytäntöjen mukaan sinun tulisi toimia seuraavasti:

• Luo ehdollinen vaihe kaikille tileille, jotka on merkitty tunnisteella Uusi asiakas . Jos tili on merkitty tunnisteella Uusi asiakas , työ siirtyy Odottaa ennakkomaksua -vaiheeseen, jossa laskun automatisointi lisätään:

• Luo ehdollisia automaatioita ja lähetä erilaiset tervetuloviestit uusille ja olemassa oleville asiakkaillesi käytettyjen tunnisteiden perusteella:

• Lisää Päivitä tilitunnisteet -automaatio putken viimeiseen vaiheeseen ja vaihda Uusi asiakas -tunniste Palautuva asiakas -tunnisteeksi:

Käsittele laajennuksia

If you ask us -- "What’s the best way of handling extensions via TaxDome?" -- the answer is: it depends. Let’s explore how you can deal with extensions.

• Luo erillinen laajennusputki. Kun asiakas tarvitsee laajennuksen, voit siirtää sen toiseen putkeen. Ja sitten voit siirtää sen takaisin edelliseen putkeen, kun asiakas on valmis arkistoimaan.

• Tai luo ehdollinen vaihe verovalmisteluprosessiin. Jos asiakkaasi tarvitsee pidennystä, voit soveltaa Ext needed-tunnistetta hänen tiliinsä. Asiakkaat siirtyvät tähän vaiheeseen vain, jos heille on annettu tunniste, minkä jälkeen he siirtyvät pidemmälle putkessa. Muussa tapauksessa he ohittavat vaiheen.

Laskutuksen ja maksujen määrittäminen

Tip! Connect your payment provider to be able to receive money directly through TaxDome.

Laskutusprosessi riippuu siitä, mikä sopii sinulle ja asiakkaillesi parhaiten.

Valitse jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista tai käytä molempia eri asiakkaille:

• Invoice your new clients before the job is done. You may send an invoice along with an engagement letter. Once the client signs the proposal, the job is moved to the next stage, and the invoice is automatically sent along with a message that they need to pay before you start the work.

• Laskuta luotettuja asiakkaitasi työn jälkeen. Voit lukita valmiit palautukset laskuihin, jolloin asiakkaat näkevät, että työ on tehty, mutta he eivät pääse käyttämään tai lataamaan lomakkeita ennen kuin he maksavat työstäsi.

Sähköinen allekirjoitus 8879 ja muut verolomakkeet

Alla näet nopeimman tavan saada asiakkaalta allekirjoitus:

Käytä apunasi hakkereitamme, jotta tämä prosessi sujuu ongelmitta:

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• Jos sinulla on useita allekirjoittajia, kuten perhe, yhdistä heidät yhdelle tilille.
• Linkitä allekirjoitusta odottava asiakirja työhösi: automaattinen siirtotoiminto käynnistyy, kun asiakirja on allekirjoitettu.
• Allekirjoitusmallien avulla voit lisätä nopeasti kenttiä yleisimpiin lomakkeisiin.

Hallitse valmiita veroilmoituksia

Once your return is prepared, you may need to upload it to TaxDome for manager's review and client approval.

With the TaxDome Desktop App, you can do it right from you tax preparation software or any program that has a print feature. Just use TaxDome as a printer and link the uploaded document to the appropriate Job so that your manager can easily find it.